個人ブロガーによる無料タスク管理ツール「Asana」の使い方


ゆうぼー

皆さん、日々のやることリストは

管理していますか?

今回は、僕が使うタスク管理ツールをご紹介します。

人は寝ているとき以外

常に何かを判断して

何かをしています。

無意識でしていることもあれば

意識的にしていることも。

意識的なことは慣れないことが多い。

そのため、頭の中の記憶力という部屋を多く使います。

ですが、人によって体格が違うように

頭の部屋の大きさも異なります。

頭の中で「一日のやること」を

全て記憶できれば良いのですが…

そう上手くもいかないので

僕は頭の外に「部屋」を用意しています。

タスク管理ツールとは?

皆さんがその日に

「やらなければいけないこと」

「やりたいこと」

これらを分かりやすく記録する道具です。

「やることリスト」

「Todoリスト」

そう呼ばれていたりもします。

ツールを使うメリット

「忘れないようにする」これが一番のメリットです。

ですが、これに関しては

  • 手帳に書いておく
  • カレンダーに書いておく
  • etc…

様々な方法で「忘れないように」することができます。

皆さんも一度は経験あるかと思います。

ではなぜわざわざタスク管理ツールを使うのか

  • 優先順位が決めやすくなる
  • できたこと、できなかったことが分かりやすくなる
  • 期限を意識して「焦り」を少なくできる

僕はこれらのメリットがあるかなと思います。

人によっては違うメリットを感じている方もいるはず。

ツールを使うデメリット

僕はそこまでデメリットを感じたことはありませんが

  • やることが少ないとツールの恩恵が弱い
  • 管理することに気をとられてしまう
  • やることに追われるかも?

頭で記憶できる人がわざわざ使う必要はない

「管理!管理!!管理!!!」

は本来の目的ではないし

「やることいっぱいだ…↓↓」

これも望んでいません。

こればっかりは使ってみないと分かりません。

自分を知るためにもとりあえず使ってみましょう

タスク管理ツール「Asana」とは

Asanaは、ワークマネジメントツールである。

共にFacebook社員の生産性向上に関わった

共同創業者のDustin Moskovitzと

元エンジニアのJustin Rosensteinが2008年に創設した。

Wikipedia “Asana”より

感じた方もいるかもしれませんが

Asana企業内のチームやプロジェクト向けです。

つまり「個人向けではない」ということ。

ですが、チームやプロジェクトは「個人」の集まり。

なんだかんだ個人が使いやすいようにできています。

特徴その1:選べるレイアウト

「リスト形式」「カンバン形式」に対応しています。

なんのこっちゃ?と思う方もいるかと思うので

まずは以下の画像を見てください。

リスト形式

カンバン形式

どちらも同じ内容を異なる形式で表示したものです。

皆さんが馴染みやすいのはリスト形式でしょうか。

「やること」の全体像が把握しやすい形です。

一方はカンバン形式です。

エンジニアに近い業界の方はお世話になっているはず。

「やること」の進み具合や状況が把握しやすい形です。

特徴その2:スケジュールに強い「Instagantt」と連携可能

Asanaを利用するともれなくInstaganttという

スケジュール管理ツールを利用することができます。

(本当はガントチャートと呼びます)

それぞれの「やること」に日付を設定すると…

このように、めっちゃ見やすくなります。

Instaganttを使うためにAsanaを使うなんてことも…

様々なデバイスに対応

これまで画像でお見せしてきたものはPC版です。

スマホアプリにも対応しています。

Asana: タスクと仕事を整理

Asana: タスクと仕事を整理
開発元:Asana, Inc.
無料
posted withアプリーチ

 

そのため、マルチデバイスで管理することもできます。

料金プランについて

ここまで説明してきましたが

ゆうぼー

「ぶっちゃけ、金かかるんでしょ?」

そろそろ気になっているかと思います。

  • Basic〜Enterpriseの4プラン展開
  • 有料なのはPremiumから
  • 無料との違いは機能とチーム規模
  • 個人なら無料で問題なし

ということで、僕はもちろん無料で使っています

機能制限があるとはいえ、満足度は高いです。

詳細が気になった方は料金プランへ

参考 Asanaの料金プランAsana

タスク管理ツール「Asana」の始め方

ここからは実際に

Asanaを使い始めるまでの流れをシェアします。

STEP.1
Asanaのページから「無料で試す」
STEP.2
メールアドレスを入力

STEP.3
届いたメールから確認

STEP.4
名前とパスワードを入力

STEP.5
タイプ(どれでも可)とチーム名を入力

STEP.6
メンバーは入力せず、続行

STEP.7
右下の「制限付き〜」を選択

気をつけて!

ここでお支払い情報を入力して

「無料トライアルを始める」を選択すると

有料プランの無料期間が始まります。

無料期間が切れると自動的に切り替わるアレです。

無料プランを選択する場合

支払い情報を入力せず

「制限付きバージョンで続ける」

を選択しましょう!

STEP.7
ダッシュボードが表示されれば完了!

あとは「新規プロジェクト」からお好きな単位で設定していきましょう!

僕はブログ系のやることリストとして

「Hollect」というプロジェクトを作成しています。

ブロガー的な使い方をご紹介

僕は「Asana」でブログ系の

「やることリスト」を管理しています。

僕なりの使い方を参考例としてお伝えします。

STEP.1
記事のアイデアをメモしておく

「アイデア・ヒント」の列に

思いついたことをメモしていきます。

STEP.2
書く記事をアイデアから右にずらす

記事を書く一連の流れをテンプレート化した

「Writing Template」をコピーする形で

「アイデア」から「記事にする」へ移動させます。

その際に実際のタイトルを入れています。

STEP.3
中身を確認して、期日を決める

一つのカードの中身は以下の形です。

上部には期日や説明を設定することができます。

その下には細かく分けた「やること」を。

どの記事を書く時も大体必要なことなので

テンプレート化しています。

(順番はよく変わります。)

STEP.4
書き始めたら右にずらす

書き始めている記事とそうでない記事を

分かりやすくするために移動させています。

STEP.5
終わったことにはチェックを

同時並行で別の記事を書いていたり

その日で書き終わらない時など

次の再開場所が分からなくなる時があるので

終わったやつにはチェックを入れています。

(ポ◯モンで言うレポート)

STEP.6
書き終わったら一番右へ

あとはこれを1つの記事ごとに繰り返していく感じです。

あくまでこれは僕がブログを書く際の流れの一例です。

使い方は人それぞれ、意外と発想力も求められます。

「買い物リスト」

「宿題・課題」

「人との約束」

自分に合った管理方法を見つけられると達成感があります。

おわりに:タスク管理ツールの可能性は大きい

今回はタスク管理ツール「Asana」について

ブロガー視点からシェアしてみました。

「タスク管理ツール」

「Todoアプリ」

でググってみると

色々なツールが出てきます(trelloとか…)

基本的な機能に大きな差はありません

(外部サービスとの連携とかは違ってきます…)

「気になったモノを試しに使う」

その程度の感覚で大丈夫です!

ゆうぼー

少しでもみなさんの頭の中の

「やることリスト」が

ミニマルになってくれると嬉しいです。

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